Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел

Цель: приобрести способности и умения в составлении номенклатуры и формировании дел.

Содержание отчета: составить номенклатуру(с4).на ПК и конспект

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Основной работой, обеспечивающей правильную классификацию документов в делопроизводстве, является составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный список заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел их хранения, и оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она предполагает группировку исполненных документов в дела, классификацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей неизменного и временного (выше 10 лет) хранения и главным учетным документом Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел в делопроизводстве, а в ведомственном архиве употребляется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства организации.

ТРЕБОВАНИЯ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Номенклатуры дел бывают определенные, типовые и примерные.

Определенная номенклатура дел — это систематизированный список определенных заголовков дел, намеченных к заведению в Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел делопроизводстве одной организации (либо ее многофункциональном подразделении) в определенном календарном году.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и применяются при составлении определенных номенклатур Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел дел.

В номенклатуру дел организации из типовой либо примерной номенклатуры переносятся предусмотренные ими заглавия дел, которые подразумевается завести в календарном году. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится стопроцентно и может только конкретизироваться с учетом специфичности формирования дел организации.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой и примерной номенклатурой дел Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел, переносятся в определенную номенклатуру без конфигурации.

При составлении номенклатуры дел организации следует управляться основными положениями нормативных документов, уставом, положениями о ее многофункциональных подразделениях, штатным расписанием, типовыми и примерными номенклатурами дел и типовыми списками документов с указанием сроков их хранения.

В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заглавия для группировки документов Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел. Заглавия дел по вопросам, не завершенным в течение 1-го года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации будущего года с этим же индексом. Заголовок дела должен верно и в короткой форме отражать основное содержание и состав документов дела, он может уточняться в процессе формирования и дизайна дел Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел. Заголовок дела состоит из частей, располагаемых в последующей последовательности:

- заглавие вида дела;

- заглавие организации либо многофункционального подразделения;

- заглавие организации, куда были адресованы либо от которой были получены документы дела;

- короткое содержание документов дела;

- заглавие местности, с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на наличие Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел копий документов дела.

Состав частей заголовка дела определяется нравом документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются главные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Термин Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу. В заголовках дел, созданных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Заглавие организации в качестве создателя документов указывается коротко либо приводится его общее видовое заглавие.

В заголовках дел, содержащих переписку Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел с разнородными корреспондентами, последние не указываются. В случае если переписка ведется определенным корреспондентом, в заголовке дела он указывается.

В заголовках дел, содержащих плановую либо отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Если дело будет состоять из нескольких томов либо частей, то составляется общий заголовок Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел дела, а потом, по мере надобности, составляются заглавия каждого тома (части), уточняющие содержание дела.

Номенклатура дел организации на грядущий календарный год составляется в последнем квартале предыдущего года службой, ответственной за ведение делопроизводства в фирме, по установленной форме на основании номенклатур дел многофункциональных служб.

Обычно номенклатура строится по структурному либо структурно Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел-функциональному принципу. В бесструктурных учреждениях и не имеющих устойчивой структуры может быть построение номенклатуры дел по многофункциональному принципу.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

1. Канцелярия.

2. Отдел экономического прогнозирования. Производственно-технологический отдел.

3. Отдел техники безопасности.

4. Денежный отдел.

5. Бухгалтерия.

6. Отдел труда и зарплаты.

7. Отдел кадров.

8. Токарный цех Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел.

10. Слесарный цех.

11. Сборочный цех.

12. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

1. Управление.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Бухгалтерия.

5. Отдел кадров.

6. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по многофункциональному принципу:

1. Управление.

2. Планирование.

3. Организация производственной деятельности.

4. Финансирование.

5. Учет и отчетности.

6. Кадры.

Номенклатура дел визируется лицом, ответственным за компанию документационного Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел обеспечения, подписывается заместителем генерального директора и утверждается управляющим.

Номенклатура дел организации в конце года уточняется, перепечатывается, утверждается генеральным директором и вводится в действие с 1 января последующего календарного года. Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является Документом неизменного хранения, врубается в раздел номенклатуры службы документационного обеспечения.

Номенклатура дел составляется Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел на общем бланке в виде таблицы, содержащей последующие графы:

Индекс дела Заголовок дела (тома, части) Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела Примечание

В графе 1 номенклатуры дел организации проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс строится из цифрового обозначения многофункциональной службы и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в границах Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел многофункциональной службы либо организации в целом.

Таковой порядок индексирования закрепляется в аннотации по делопроизводству организации. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой при помощи тире.

В графу 2 номенклатуры дел врубаются заглавия дел (томов частей). Заглавия дел снутри разделов размещаются по степени значимости Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел документов, содержащихся в делах.

Сначала размещаются заглавия дел, содержащие организационно-распорядительную документацию, дальше — содержащие плановые и отчетные документы.

Графа 3 номенклатуры дел организации заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются сроки хранения дел и номера статей со ссылкой на список типовых документов

До принятия Перечня-2001 субъекты хозяйствования руководствовались "Списком типовых Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и компаний с указанием сроков хранения" (дальше — "Перечень-1989?"), утвержденным начальником Головного архивного управления при Совете Министров СССР от 15.09.1988.

В графе 5 в течение всего срока деяния номенклатуры секретариатом указываются наименования перечней документов с указанием сроков их хранения. При составлении Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в другую фирму для продолжения и др.

При переносе инфы на машинный носитель в этой же графе делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа.

По окончании Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел календарного года секретариатом в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов и частей) раздельно неизменного и временного хранения. Сведения, находящиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, сообщаются в архив, о чем в номенклатуре дел делается отметка с указанием Ф.И.О., подписи, расшифровки подписи лица, ответственного за это Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формированием дел именуется группировка исполненных документов в дела в согласовании с номенклатурой дел. В деле должны находиться документы, надлежащие по собственному содержанию заголовку дела. Не формируются в дела предварительные и копии документов (кроме предварительных и копий скрытых документов), также документы, подлежащие возврату.

При формировании дел нужно соблюдать Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел последующие требования:

- документы неизменного и временного хранения формируются в отдельные дела;

- включать в дело только по одному экземпляру документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в согласовании с нормативными актами;

- группировать в дела документы 1-го календарного года кроме переходящих дел, судебных, личных и арбитражных;

- дело Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел должно содержать менее 250 листов при толщине менее 4 см. Приложения к документам, независимо от даты их утверждения либо составления, присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы в деле должны размещаться в последующем порядке: поначалу помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а потом в хронологической последовательности идут документы Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел, возникающие по мере решения вопроса.

Существует последующее правило группировки документов в дела по видам и хронологии:

- уставы, приложения, аннотации, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вкупе с обозначенными документами;

- приказы по основной деятельности группируются раздельно от приказов по личному составу;

- подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел в дела вкупе с приложениями в порядке их номеров;

- документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются раздельно и хранятся у лица, готовившего их проекты;

- приказы по личному составу группируются в дела в согласовании с установленными сроками их хранения;

- документы, являющиеся основанием для издания приказа по личному составу Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел, должны подшиваться в личные дела служащих;

- утвержденные компанией планы и отчеты группируются раздельно от их проектов;

- плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по собственному содержанию;

- лицевые счета служащих организации по зарплате группируются в самостоятельные дела и размещаются в их в порядке алфавита Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел по фамилиям;

- протоколы заседаний представителей трудового коллектива организации, производственных совещаний управления, собраний акционеров группируются по хронологии я порядку номеров в одном деле;

- документы, приготовленные к заседаниям, помещают после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов;

- переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел помещается за документом-запросом;

- обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются в одном деле при условии, что они касаются 1-го вопроса.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для хранения должна проводить экспертная комиссия организации. Комиссия должна Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел управляться в собственной работе Основными правилами работы ведомственных архивов, Списком типовых документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и компаний с указанием сроков их хранения и Положением об Экспертной комиссии организации.

Экспертиза ценности документов неизменного и временного сроков хранения должна проводиться раз в год. Отбор документов с неизменным сроком Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел хранения проводится на основании номенклатуры дел организации с неотклонимым полистным просмотром всех дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел неизменного и временного (выше 10 лет) сроков хранения и акты о выделении дел к уничтожению.

Дела, предназначенные к уничтожению, могут быть уничтожены только после того, как описи на дела неизменного хранения Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел за соответственный период времени будут утверждены и переданы в архив.

Законченные делопроизводством дела неизменного и временного сроков хранения после окончания календарного года, в каком они были заведены, для подготовки их к передаче в ведомственный архив подлежат оформлению и описанию в согласовании с требованиями нормативных документов и Главных правил Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел работы ведомственных архивов.

ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Оформление дел делается сотрудником, ответственным за делопроизводство в фирме.

Зависимо от сроков хранения проводится полное либо частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела неизменного, временного сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предугадывает подшивку либо переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заве Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел-рительной надписи дела, составление внутренней описи документов дела в нужных случаях, внесение нужных уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: дела можно хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Для Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе — заверителе дела, в книжках — на обратной стороне последнего незапятнанного листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Выносить заверительную надпись на обложку Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел либо незапятнанный обратный лист последнего документа воспрещается.

В заверительной надписи оговариваются последующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фото, документами, нарезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в их листов.

Заверительная надпись Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Для учета документов определенных категорий дел неизменного и временного сроков хранения, учет которых вызывается специфичностью документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, приказы по основной деятельности организации, дела на авторские свидетельства) составляется внутренняя опись документов дела. Внутреннюю опись Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел документов дела нужно также составлять в делах неизменного и временного сроков хранения, сформированных по разновидности документов, заглавия которых не открывают содержание документов.

На обложке дела неизменного и временного сроков хранения и по личному составу указываются: наименование организации-учредителя; наименование организации; наименование многофункциональной службы; индекс дела; номер дела; заголовок дела; инструкция Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел к документам дела (для дел неизменного хранения, содержащих особо ценные документы); дата заведения дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

На все завершенные в делопроизводстве организации дела неизменного и временного сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел согласовании с требованиями нормативных документов и Главных правил работы ведомственных архивов, составляются описи дел.

ОПИСЬ

Опись дел — это архивный справочник, представляющий из себя систематизированный список заголовков дел и созданный для раскрытия состава и содержания дел закрепления их классификации снутри фонда и учета дел. Сразу опись дел является учетным документом и главным Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Описи составляются раздельно на дела неизменного хранения, дела временного (выше 10 лет) хранения, дела по личному составу и другие однотипные дела, на дела, состоящие только из специфичных, соответствующих только для данной организации документов, служебные и ведомственные издания.

Описательная статья описи Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел дел содержит в себе: порядковый номер дела (тома, части); по описи индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дату заведения дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

Опись составляется в 3-х экземплярах, один передается в архив, 2-ой прилагается в качестве основания к Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел протоколу заседания

экспертной комиссии организации, а 3-ий остается в качестве контрольного экземпляра в самой фирме.

В ведомственный архив передаются дела неизменного, временного сроков хранения и по личному составу. Их передача делается только по описям.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Практическая работа № 10. Оформление номенклатуры дел управляющим организации.

Опись дел неизменного срока хранения




prajs-po-uslugam-avtoelektrika.html
prakriji-vedantitri-urovnya-podlinnosti-realnosti-rekomendacii-po-vipolneniyu-pranayami-54-rekomendacii-po-vipolneniyu-asan-55.html
praksimetricheskie-metodi.html